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[IT뉴스]“최종_진짜마지막.ppt 왜 생기나”…사이버다임, 문서중앙화 도입 전략 제시

온카뱅크관리자

2026-03-18 13:57:32

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 [디지털데일리 이상일기자] 기업 업무 환경에서 문서 관리의 중요성이 커지는 가운데, 문서중앙화 도입을 통해 검색 효율과 보안, 협업 문제를 해결해야 한다는 제언이 나왔다. 사이버다임은 실제 기업 현장에서 반복적으로 나타나는 문서 관리 문제를 분석하고 이를 해결하기 위한 문서중앙화 도입 전략을 공개했다.
 사이버다임 DCS 사업본부 송정훈 영업대표는 17일 디지털데일리 DD튜브 웨비나에서 ‘문서중앙화, 이렇게 도입해야 성공합니다’를 주제로 기업 문서 관리 시스템 도입 시 고려해야 할 핵심 요소를 설명했다.
 송 대표는 강연 서두에서 기업 문서 관리 현실을 지적했다. 그는 “빈 파워포인트를 열어 놓고 사업계획서를 처음부터 작성하는 사람은 없다”며 “대부분은 이전에 작성했던 자료나 템플릿을 먼저 찾지만 문서가 어디에 있는지 알 수 없는 경우가 많다”고 말했다. 개인 PC와 그룹웨어, 파일 서버 등 여러 저장 공간에 문서가 분산되면서 업무 효율이 크게 떨어진다는 설명이다.
 송 대표는 문서중앙화를 하지 않은 조직에서 발생하는 문제를 크게 세 가지로 정리했다. 검색과 활용의 비효율, 보안 위험, 협업 불편이다.
 먼저 검색과 활용 문제다. 기업에서 작성되는 문서는 개인 PC, 파일 서버, 그룹웨어 등 다양한 위치에 분산된다. 이 때문에 필요한 문서를 찾는 데 상당한 시간이 소요된다. 그는 “여러 직원이 문서를 찾는 데 낭비하는 시간을 비용으로 환산하면 조직 전체 차원에서 상당한 손실이 발생한다”고 말했다.
 보안 문제는 더욱 직접적인 위험으로 이어질 수 있다. 송 대표는 실제 현장에서 경험한 사례를 소개했다. 한 기업에서 퇴사 예정 직원이 파일 서버에 저장된 프로젝트 문서를 대량으로 삭제한 사건이 발생했다는 것이다. 문제는 사건 발생 이후 상당 시간이 지나서야 이를 인지했다는 점이다. 삭제된 문서가 어떤 것인지, 얼마나 많은 문서가 사라졌는지 확인하는 것조차 어려웠다.
 해당 기업은 DRM, DLP, 네트워크 보안 장비 등 다양한 보안 시스템을 이미 구축한 상태였다. 그러나 데이터 유출 방지는 가능했지만 데이터 유실까지 방지하지는 못했다. 이 사건 이후 기업은 문서중앙화 시스템 도입을 결정했다.
 협업 문제도 기업 업무 환경에서 반복적으로 나타나는 문제로 지적됐다. 사업계획서를 이메일로 공유하는 과정에서 문서를 수정할 때마다 새로운 파일을 다시 보내야 한다. 일부 내용이 변경될 때마다 다른 버전의 파일이 생성된다. 결국 여러 개의 유사한 파일이 여러 PC에 저장되고, 현재 어떤 버전이 최신인지 혼란이 발생한다.
 송 대표는 “이러한 상황에서 ‘최종’, ‘최종_진짜’, ‘최종_진짜마지막’과 같은 파일명이 계속 만들어진다”며 “결국 조직 구성원들이 같은 문서를 보고 있는지조차 확신할 수 없는 상황이 된다”고 설명했다.
 그는 문서중앙화 도입의 성공 여부는 대부분 솔루션 선택 단계에서 결정된다고 강조했다. 송 대표는 “성능이 안정적이고 검증된 솔루션을 선택하는 것만으로도 도입 성공의 80%는 달성했다고 볼 수 있다”고 말했다.
 현재 시장에 존재하는 많은 문서중앙화 솔루션은 네트워크 드라이브 기반 구조를 사용한다. 이 방식은 개인 PC 저장을 제한하고 문서를 중앙 서버에 모으는 효과는 있지만 속도 문제 등 구조적 한계도 존재한다.
 보안 측면에서도 취약점이 존재한다. PC와 서버가 지속적으로 연결된 상태를 유지하기 때문에 PC가 랜섬웨어에 감염될 경우 서버 데이터에도 영향을 미칠 가능성이 있다.
 활용성 측면에서도 문제점이 지적됐다. 네트워크 드라이브 방식은 파일 경로 기반으로 문서를 공유한다. 이 경우 폴더 이름이나 파일명이 변경되면 기존에 공유된 링크가 작동하지 않는다. 또한 윈도 운영체제의 경로 길이 제한에도 영향을 받는다.
 사이버다임은 이러한 문제를 해결하기 위해 ECM 기반 구조를 적용했다고 설명했다. ECM은 기업 콘텐츠를 통합적으로 관리하는 기술이다.
 사이버다임의 문서중앙화 솔루션은 샌드박스 기반 가상 드라이브 구조를 사용한다. 사용자가 문서를 편집하는 동안에는 저장 작업이 로컬 샌드박스 영역에서 처리된다. 서버와의 통신은 문서 작업을 종료할 때 한 번만 발생한다. 사용자가 저장 명령을 여러 번 실행하더라도 서버에 부담이 발생하지 않는다.
 보안 측면에서는 화이트리스트 방식 접근 제어를 적용한다. 승인된 프로그램만 샌드박스 영역에 접근할 수 있다. 이를 통해 랜섬웨어와 같은 악성 프로그램의 접근을 차단한다. 서버와의 통신은 API를 통해서만 이루어진다.
 문서 저장 방식도 기존 방식과 차이가 있다. 파일을 저장할 때 기존 파일을 덮어쓰는 것이 아니라 새로운 버전을 생성한다. 이 구조는 원본 데이터 손상 가능성을 줄이는 데 도움이 된다. 데이터 저장 시에는 파일명과 경로, 문서 내용, 확장자까지 암호화된다. 서버 저장 장치가 물리적으로 유출되더라도 파일 내용을 식별하기 어렵도록 설계됐다.
 한편 송 대표는 문서중앙화 도입에서 솔루션 선택 외에도 보안 정책과 인프라 구축이 중요하다고 설명했다. 그는 관리자 계정 관리, 인증 정책 강화, 보안 교육 등을 주요 요소로 꼽았다.
 송 대표는 마지막으로 문서중앙화 도입 성공 조건을 세 가지로 정리했다. 첫째는 적합한 솔루션과 파트너 선택이다. 둘째는 효과적인 보안 정책 수립과 운영이다. 셋째는 안정적인 인프라 구축이다. 그는 “이 세 가지 요소가 함께 갖춰질 때 문서중앙화 도입이 성공할 수 있다”며 “사이버다임은 이러한 영역에 대한 컨설팅과 구축을 지원하고 있다”고 말했다.
 사이버다임은 문서 관리 분야에서 약 28년 동안 사업을 진행해 온 기업이다. 회사에 따르면 현재 약 1400개 기업이 해당 솔루션을 사용하고 있다. 단일 기업 기준 사용자 2만 명, 문서 저장 용량 700TB, 20억 건 이상의 문서를 안정적으로 운영한 사례도 있다.
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