비즈오피스 도입 총괄 배현정 과장·명채은 사원에게 들어보니

비전의 kt cloud BizOffice(비즈오피스) 도입을 총괄한 기획팀 배현정 과장(오른쪽), 경영지원팀 명채은 사원.

수입차 전문 딜러사 비전은 전국 지점 간 협업 체계와 데이터 관리 효율성을 높이기 위해 가온아이와 kt cloud가 공동 개발한 그룹웨어 서비스 '비즈오피스'를 도입, 조직 운영 전반에 큰 변화를 가져왔다. 비전은 Jeep, 푸조, BYD 등 다양한 브랜드의 수입차를 전국적으로 판매 및 서비스하는 기업으로, 비전오토모티브, 비전오토모빌, 비전모빌리티, 비전모터스 등 4개의 법인과 13개 전시장을 운영하고 있다. 비즈오피스 도입 배경과 효과에 대해 비전 기획팀 배현정 과장과 경영지원팀 명채은 사원에게 들어봤다.

비전은 2015년 혼다 브랜드의 총판으로 시작해 지속적으로 조직을 확장해왔다. 이에 따라 사내 커뮤니케이션과 업무 관리의 복잡성이 증가했고, 이를 해결하기 위해 SaaS형 그룹웨어 서비스인 비즈오피스를 도입하게 됐다.

비즈오피스 도입을 총괄한 배현정 과장은 “회사 창립 초기에는 단일 브랜드에 소규모 조직이었기 때문에 타사의 이메일 서비스만으로도 큰 문제가 없었다”라며 “하지만 조직이 커지고 브랜드가 늘어나면서 관리가 복잡해졌고, 이메일 사용자 수 증가로 인한 비용 부담도 커졌다”라고 밝혔다.

기존 전자결재 시스템도 문제였다. 배 과장은 “브랜드마다 요구하는 결재 양식이 달랐지만, 기존 솔루션은 이를 유연하게 반영하지 못해 실무에 불편함이 많았다”라며 “통합형 협업솔루션의 필요성을 느껴 여러 제품을 검토했고, 가온아이와 kt cloud가 공동 개발한 비즈오피스가 최적의 선택이었다”라고 설명했다.

kt cloud BizOffice(비즈오피스) 사용 화면.

비즈오피스 도입 이후 가장 큰 변화는 이메일과 전자결재 시스템의 통합이다. 배 과장은 “브랜드별로 각기 다른 도메인의 이메일 계정을 사용해야 했는데, 기존 시스템에서는 별도로 계정을 생성해 관리가 매우 복잡했다. 현장 직원과 영업 직원도 서로 다른 솔루션을 써야 했고, 기능 차이와 용량 제한 등의 문제가 있었다”라며 “비즈오피스 도입으로 모든 업무가 하나의 통합 솔루션으로 처리되면서 훨씬 편리해졌다”라고 말했다.

또한, “기존에는 전국 지점의 조직도를 실시간으로 확인하기 어려웠지만, 현재는 간편하게 조회할 수 있어 지점 간 소통이 훨씬 원활해졌다”라고 덧붙였다.

비즈오피스의 근태 관리 기능 역시 큰 변화를 가져왔다. 경영지원팀 명채은 사원은 “현재 전국 모든 지점의 근태 관리를 비즈오피스를 통해 일원화하여 진행하고 있다. 과거에는 보안 시스템에서 데이터를 수동으로 받아서 처리해야 했지만, 지금은 직원들이 직접 그룹웨어에 접속해 실시간으로 자신의 근태 정보를 확인할 수 있어 업무 효율이 크게 향상됐다. 지점장들도 각 지점의 근태 현황을 쉽게 조회하고 관리할 수 있어 보다 체계적인 운영이 가능해졌다”라고 말했다.

비전 BYD Auto 대전 전시장 전경.

비즈오피스 도입은 일상적인 업무 처리 방식에도 큰 변화를 주었다. 배 과장은 “이전에는 일계표를 이메일로 주고받으며 관리했는데, 현재는 게시판 기능을 활용하면서 데이터가 빠르게 쌓이고 공유도 쉬워졌습니다. 지점 직원들이 매일 작성해야 하는 일계표 관리 방식도 훨씬 간편해졌다”라고 밝혔다.

비전은 비즈오피스 도입 이후 업무 효율성뿐 아니라 서비스 대응에 대해서도 높은 만족도를 보이고 있다. 배 과장은 “작은 오류나 요구사항이 발생하더라도 즉각적으로 대응하고 처리해주기 때문에 매우 만족하고 사용하고 있다”라며 “앞으로 더욱 최적화된 업무 환경을 기대하고 있다”라고 강조했다.

비전은 비즈오피스를 통해 조직 관리와 지점 운영의 효율성을 높이며, 보다 체계적인 협업체계를 구축하고 있다. 비즈오피스를 기반으로 향후 국내 자동차 딜러 시장에서의 입지를 더욱 공고히 해 나갈 계획이다.

김정희 기자 jhakim@etnews.com

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